Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

Un séminaire est une réunion régulière d’un groupe de personnes, autour d’un thème particulier à chaque rencontre, où tout le monde est censé apporté une participation active. Un séminaire d’entreprise quant à lui est dédié aux travailleurs de l’entreprise en question, afin de discuter d’une problématique touchant leur société, et de stimuler les collaborateurs et les remotiver, et cela peut durer le temps d’un dîner, d’une journée, ou même plus. Comment alors pourrions nous bien organiser un séminaire d’entreprise ? On vous dit tout dans cet article.

Comment organiser un séminaire d’entreprise ? Les points importants

organiser un séminaire d'entreprise Afin de réussir l’organisation de son séminaire, il faudra élaborer un plan, ressemblant à celui-ci, et s’y tenir même si vous êtes une entreprise dans le domaine du matériel agricole. Ce dernier sera fait de plusieurs étapes :

  • Définir les objectifs du séminaire ;
  • Choisir un thème ainsi qu’un format ;
  • Définir un budget ;
  • Choisir une date et un lieu ;
  • Élaborer le rétroplanning avant le séminaire ;
  • Établir le planning du déroulement de l’événement ;
  • Communiquer à propos de l’événement avant et après celui-ci ;
  • Faire des répétitions et des synchronisations avant le séminaire.

Organiser un séminaire d’entreprise : comment développer le plan ?

Avant d’entamer notre projet de séminaire, il faudra d’abord avoir en tête l’objectif de celui-ci, mais aussi sa cible, car c’est sur ces deux paramètres que se déroulera tout l’événement. Un séminaire destiné aux clients sera, bien évidemment, différent d’un séminaire qui s’adresse aux collaborateurs ou alors aux partenaires. Bien entendu, il faudra choisir le thème du séminaire, ainsi que son format, qui seront adaptés à la cible, il faudra aussi choisir la durée la plus adaptée au séminaire, en fonction du thème, il faudra se positionner. Chose essentielle à ne pas négliger et à fixer dès le début : le budget ! Il faudra que celui-ci soit adapté à nos attentes, et à celles de notre cible, mais aussi savoir prioriser ses choix. Le lieu et la date du séminaire de notre entreprise devront être choisis en fonction de la disponibilité des participants, en plus de la capacité d’accueil du lieu. Le rétroplanning, quant à lui, aura pour rôle de s’assurer que tout se passe comme prévu et dans les délais. Par la suite il faudra établir le planning du séminaire, celui-ci comprendra les heures de chaque activité ainsi que les pauses, et devra comprendre une certaine marge de manœuvre, afin de ne pas se retrouver dépassé et devant le fait accompli, sans avoir de plan de secours. Sans oublier la communication, qui est un élément essentiel, il faudra annoncer le séminaire suffisamment longtemps à l’avance, afin que les gens s’y préparent, mais pas trop, de sorte à ce qu’ils n’oublient pas, en plus d’annoncer la durée de l’événement, et de la tenue adaptée si celle-ci s’impose à la situation, il faudra partager un formulaire de satisfaction aux participants, juste après le séminaire, et un mot de remerciement quelques jours après. Il est aussi primordial de ne pas oublier de visiter les lieux la veille du séminaire, afin de s’assurer que l’on a suivi nos consignes, et que tout colle à ce que l’on avait prévu, et de modifier ce qu’il y a à modifier.

Organiser un séminaire d’entreprise : comment gérer la communication ?

Pour qu’un séminaire d’entreprise se déroule comme on le souhaite, il faut communiquer sur le sujet, non-seulement avant l’événement, mais aussi après.

La communication avant l’événement

Un plan de communication doit impérativement être mis en place, que l’événement soit adressé aux collaborateurs internes à l’entreprise, ou alors à des invités externes à celle-ci. Le plan de communication aura pour objectif de faire passer un message aux invités, mais aussi de s’assurer de leur future présence au séminaire de l’entreprise, et cela en envoyant des invitations et en recueillant les réponses, afin de s’assurer du nombre exact des participants au séminaire. Si des activités nécessitent une tenue particulière, il faudra le préciser dans l’invitation, afin que les participants n’aient pas de mauvaises surprises et ne se retrouvent pas à l’écart.

Poursuivre la communication après l’événement

Quand l’événement se termine, il ne faut pas se dire que tout est fini, bien au contraire, il faudra marquer les esprits et laisser une bonne impression, et cela en recueillant les avis après le séminaire, et en remerciant les participants aussi de leur déplacement et de leur investissement, afin de développer l’entreprise.

Article mis à jour le 17 décembre 2021